料金表の読み方から、郵便転送の実費、解約時の登記移転まで。申込後に判明しがちな条件を、事前に確認するための手順をまとめました。
バーチャルオフィスは、事業用の住所と郵便物の取り扱いを中心に提供するサービスです。物理的な執務スペースの賃貸契約を伴わないため、賃料や敷金礼金、内装費といった固定費を大きく抑えられます。多くのサービスは月額数百円から数千円の範囲で、住所利用、郵便物の受取と転送、法人登記への利用を提供しています。
レンタルオフィスやコワーキングスペースとの違いは、常時使える執務席の有無です。ワークスタイリングやアントレサロンのように、バーチャルオフィスのプランと執務スペースのプランを併せ持つサービスもあり、事業の成長段階に応じてプランを移行できる場合があります。
比較で最も誤解が生じやすいのは、サイトに大きく表示された最安月額と、実際に法人登記できるプランの月額が異なる点です。GMOオフィスサポートは月額660円の転送なしプランでは法人登記も郵便物の受取もできず、登記が可能なのは月1転送プラン（月額1,650円）以上です。DMMバーチャルオフィスも月額660円のミニマムプランは登記に使えず、ベーシックプラン（月額2,530円〜）が必要になります。
METSオフィスも同様に、月額270円のライトプランは住所利用のみで郵便物の受取と転送ができません。登記が可能なのはビジネスプラスプラン（月額716円〜）以上です。登記を前提とするなら、必ず登記可能なプランの価格で比較してください。
郵便物の転送は、月額料金に含まれる範囲と実費負担の範囲が分かれています。多くのサービスは週1回の定期転送を基本とし、転送にかかる郵送費用は実費として別途請求されます。レゾナンスは100gまで300円〜、バーチャルオフィス1は50gまで150円、DMMバーチャルオフィスは普通郵便330円〜と案内されています。
一方で、ワンストップビジネスセンターは週1回（毎週水曜）の転送について送料と手数料が無料と案内しており、ナレッジソサエティも週1回の郵送料を基本料金に含むとしています。郵便量が多い事業では、この差が年間コストに影響します。
受け取れる荷物のサイズ上限も確認が必要です。レゾナンスは140サイズを超える荷物とクール便が受取不可、NAWABARIは170cm以上・30kg以上が受取不可、Karigoは小包が10個未満という制限があると案内されています。
月額が近いサービスでも、初期費用には大きな差があります。GMOオフィスサポートとアントレサロンは初期費用が0円と案内されている一方、ナレッジソサエティは入会金16,500円と保証金30,000円が必要です。ユナイテッドオフィスもプランにより保証金10,000円や郵便デポジット5,000円〜が発生します。
また、ワンストップビジネスセンターは初期費用が税込10,780円ですが、20代・女性・55歳以上・障害者手帳をお持ちの方は応援割引で初期費用が無料になると案内されています。契約前に、自分が割引の対象となるかを確認する価値があります。
登記に使った住所を後から変更する場合、法務局への本店移転登記が別途必要になり、登録免許税が発生します。ナレッジソサエティは登記の移転が完了するまで解約できないと案内しています。Regusは解約時に30日前の通知が必要とされ、管轄区域によっては6〜12ヶ月の契約期間要件が設けられる場合があります。
短期間での移転を想定するなら、契約期間の縛りと解約手続きの条件を申込前に必ず確認してください。
バーチャルオフィスの住所では取得できない許認可があります。アントレサロンは労働者派遣事業や宅地建物取引業など一部の許認可取得が困難な場合があると案内しています。Karigoも特定派遣事業届出や古物商届出のように実際のスペースが必要な事業の届出には利用できないとしています。
また、Karigoは住民票の住所として利用することもできないと明記しています。士業として登録する場合や、許認可が必要な事業を営む場合は、所属団体や管轄行政庁の要件を先に確認し、そのうえで各サービスに利用可否を問い合わせてください。
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